RAČUNARSKA  PODRŠKA  POSLOVANJU  AGENCIJA - SEKCIJA  ZA  TERETNI  SAOBRAĆAJ

           Ključne reči : Agencija , Aplikacija , Access

Uvod

Savremene organizacije, tehnologije i način poslovanja su nezamislivi bez računarske podrške. Ovaj rad prikazuje paket programa razvijen za poslovanje osnovnih organizacionih jedinica novog oblika organizovanja Direkcije za teretni saobraćaj, Agencija teretnog saobraćaja. Paket programa je zasnovan na Uputstvu za rad Agencija, postojećih propisa i tarifa. Napravljen je korišćenjem majkrosoftovog accessa - možda i najboljeg programa za baze podataka. Ovako napravljen predstavlja lokalnu bazu podataka. Njihovim međusobnim povezivanjem, kao i povezivanjem sa ostalim programskim paketima koji postoje u ŽTP -u postigla bi se bolja organizovanost i efikasnost Agencija, odnosno Direkcije, ŽTP-a

• 1. Formiranje Agencija za robni saobraćaj

U skladu sa predvidjenim zakonskim promenama, koje su u proceduri donošenja u Skupstini Republike Srbije i shodno usvojenim ciljevima Poslovne politike preduzeća za 2002. godinu i budući srednjoročni period, a u cilju definisanja položaja srpskih železnica na tržišnim principima, u junu mesecu 2002. godine u okviru Direkcije za robni saobraćaj organizovane su Agencije na terenu u železničkim čvorovima Subotica , Novi Sad , Pančevo , Ruma, Beograd, Požarevac, Kraljevo, Zaječer, Niš i Užice. Krajnji cilj ovakve organizacije je približavanje železnice korisnicima sistematskim obavljanjem sledećih poslova:

• v Kontaktiranje privrede radi ponude prevoza;
• v Sagledavanje potrebe privrede za prevozom;
• v Obrada zahteva korisnika za prevoznom uslugom;

• v Operacionalizacija zahteva privrede preko sektora eksploatacije, stanica, odnosno drugih sektora i direkcija,
• v Pripreme elemenata za ugovaranje prevoza na području delovanja agencije;
• v Instruktaža i upoznavanje korisnika usluga sa propisima i dokumentacijom na železnici;
• v Praćenje realizacije prevoza po sklopljenim ugovorima;
• v Rešavanje tekućih problema korisnika prevoza kod pojedinačnih prevoza;
• v Stvaranje uslova za uspostavljanje dugoročne poslovne saradnje sa korisnicima prevoznih usluga;
• v Davanje uputstva robnim i staničnim blagajnama;
• v Praćenje finansijske realizacije ugovora o prevozu sa finansijskim službama na terenu i službama transportnih prihoda u Beogradu i Novom Sadu, odnosno stvaranje uslova za ažurnom i korektnom naplatom prevoznih troškova u stanici;
• v Kontaktiranje sa Kontrolom prihoda ZJŽ i odeljenjima kontrole prihoda u Beogradu i Novom Sadu radi rešavanja reklamacionih zahteva korisnika prevoznih usluga;
• v Upućivanje korisnika na nadležne Sektore i Direkcije radi kompletiranja železničkih usluga, radi sklapanja potrebnih ugovora, odnosno radi rešavanja problema na relaciji korisnik - železnica.

Korisnici prevoza su bili vidno zadovoljni formiranjem ovakve službe na železnici uz konstataciju da je to trebalo mnogo pre uraditi. Vremenom su Agencije prihvaćene i u preduzeću odnosno u čvorovima gde su formirane.

2. Osnovni poslovi i zadaci Agencija Direkcije za robni saobraćaj

Detaljniji opis poslova obradjen je Uputstvom o radu Agencija Direkcije za robni sabraćaj a Rešenjem iz 2004. godine prenet je deo poslova iz Sektora za STP odnosno Sekcija za STP u Direkciju, odnosno Agenciju za robni saobraćaj.

2.1 Uputstvo o radu Agencija za robni saobraćaj

Ovim Uputstvom su propisani tehnološki postupci i operacije u prikupljanju, razradi i definisanju ponuda i prodaje na transportnom tržištu, postupak pri zaključivanju Ugovora o prevozu i ostalim aktivnostima vezanih za izvršenje  prevoza robe.

Uputstvo je urađeno u skladu sa važećim propisima kojima se uredjuju i propisuju postupci pri prevozu robe.

Odredbe Uputstva su obavezajuće za zaposlene u agencijama i primenjuju se pri izvršenju redovnih i vanrednih poslova u obezbedjenju i izvršenju prevoza robe u unutrašnjem i medjunarodnom saobraćaju.

Poslovi i zadaci koji se obavljaju u Agencijama izvršavaju se u skladu sa važećim zakonskim propisima kojima se uredjuje oblast izvršenja prevoza robe, tarifama i propisima kojima se uredjuje oblast izvršenja prevoza robe. Za doslednu organizaciju posla i izvršenje zadataka odgovoran je šef agencije .

Uputsvom je propisano da će se u agencijama obavljati sledeći poslovi:

• 1. Tehničko administrativni poslovi;
• 2. Evidentiranje stanja i praćenja kapaciteta;
• 3. Evidentiranje podataka o sedištima i adresama korisnika prevoza, špedicija i carinskih ispostava;
• 4. Poslovi marketinga;
• 5. Poslovi prodaje;
• 6. Poslovi logistike;
• 7. Poslovi praćenja načina plaćanja prevoznih troškova;
• 8. Sastavljanje mesečnih, kvartalnih i godišnjih izveštaja i analiza izvršenja;
• 9. Koordiniranje rada izmedju stanica, korisnika prevoza Direkcije i ostalih službi u čvoru;

2.2 Rešenje o prenosu poslova iz Sektora za STP odnosno sekcija za STP u Direkciju odnosno Agenciju za robni saobraćaj

      U cilju kvalitetnije organizacije i funkcionisanja procesa prevoza naloženo je Agencijama za robni saobraćaj obavljanje sledećih poslova koja su ranije bila u nadležnosti sekcija za STP:

• 1. Praćenje statističkih podataka o prevozu robe
• 2. Operativno organizovanje radi razrešenja spornih situacija vezanih za popravku tovara, pretovar, smetnje pri izdavanju;
• 3. Praćenje upravljanja kolima od strane kolskih dispečera, predlaganje prioriteta podmirivanja za stvorene obaveze;
• 4. Vođenje evidencije o nastaloj kolskoj dangubnini uz kontrolu da li je pravilno zaračunata;
• 5. Pregled i obrada Zapisnika o nepravilnostima tovarenja i pokretanja kola (K-162) i procene kolske štete (TK-37), kao i ispravnost vodjenja islednog postupka;
• 6. Praćenje uzroka zbog kojih je došlo do neiskupljivanja tovarnih listova odnosno nenaplaćenih staničnih faktura;
• 7. Praćenje utrošaka i zaliha plombi po stanicama;
• 8. Praćenje stanja vaga (ispravnost , baždarenje);
• 9. U saradnji sa transportnim i potražnim kontrolorom učestvovaće u zajedničkom razrešavanju spornih situacija kod prijema, prevoza i izdavanja počiljke;

       OPIS RADA - NOVINA PREDLOGA  

3. Izrada paketa programa

Veliki broj zahteva definisanih Upustvom skoro je nemoguće kvalitetno obavljati na klasičan način bez primene informacionih sistema.

Ciklus izrade paketa programa za upravljanje kvalitetom transportne usluge može da se podeli na sledeće faze:

• 1) Strateško planiranje od pojave ideje o potrebi za nekim softverskim rešenjem do donošenja strateške odluke o početku razvoja;
• 2) Analiza opštih uslova poslovne primene. Bavi se detaljnom analizom poslovanja u okruženju za koje se razvija softver;
• 3) Dizajn poslovnog sistema. Formira se model koji obuhvata sve relevantne procese, objekte, odnosno elemente transportnog sistema koje obuhvata aplikacija;
• 4) Tehnički dizajn. Formira se baza podataka;
• 5) Konstrukcija. Kreira se programska logika, definišu komunikacijski mediji i vrši automatsko generisanje programskog koda u nekom od progrmskih jezika;
• 6) Tranzicija. Obuhvata prenošenje aplikacije na realni transportni sitem (lanac ili mrežu), njegovu implementaciju i testiranje u realnom okruženju;
• 7) Produkcija. Aktivna primena i njegovo održavanje, dopune, izmene i poboljšanja.
• 1. Faza: Strateško planiranje

      Ideja o izradi paketa programa za Agencije za robni saobraćaj se javila kada se pojavilo Uputstva o radu agencija za robni saobraćaj. Sa stanovista strateškog planiranja, pored toga što je jedan ovakav paket programa potreban ŽTP-u, uz njegovo povezivanje sa postojećim softverima (npr. za praćenje kola) omogućio bi znatno kvalitetniji rad Agencija, odnosno Direkcije za robni saobraćaj.

• 2. Faza: Analiza opštih uslova poslovne primene

      Ova faza je bila već odrađena od strane stručnih radnika Direkcije za robni saobraćaja koji su napravili Uputstvo za rad Agencija i koje predstavlja Dizajn poslovnog sistema odnosno sledeću fazu.

• 3. Faza Tehnički dizajn

      Formira se baza podataka. Projektovanje baze podataka vrši se u sedam koraka:

• Projektovanje osnovne strukture sistema jeste utvrđivanje onoga što treba uraditi, kako bi se zadovoljili zahtevi krajnjeg korisnika;
• Projektovanje izveštaja (izlazni podaci);
• Projektovanje struktura podataka (polja);
• Projektovanje tabela i veze izmedju njih. Normalizovanje baze podataka, grupisanje srodnih informacija čime se eliminišu duplirani podaci i postiže se bolja prilagodljivost na buduće izmene i dopune;
• Projektovanje polja (kontrola ispravnosti podataka);
• Projektovanje obrazaca (unošenje podataka);
• Projektovanje menija (automatizovanje poslova).

4. Osnovna struktura i tabele baze podataka

      Sve zahteve o evidentiranju, izveštajima, funkcionisanju Agencije trebalo je "spakovati" u odredjene tabele.      

      Osmišljavane pravilnih struktura baze podataka i njenih tabela smatra se najvažnijim korakom u razvoju aplikacije koja radi sa bazom podataka, pri tome treba koristiti obrasce i izveštaje koji su propisani ili ih kreirati.

4.1 Tehničko administrativni poslovi

•1.Delovodni protokol obrazac (propisan obrazac - ADM -1);

• 2. Izveštaj o ostvarenim služenim putovanjima (propisan obrazac);
• 3. Izveštaj o računima (kreiran izveštaj podaci: broj računa, datum, prodavnica, preduzeće i sl., ukupno dinara, uplaćeno dana, napomena);
• 4. Izveštaj o korišćenju službenog auta (kreiran izveštaj; podaci: staro stanje brojača, novo stanje brojača, ukupno pređenih kilometara, ukupno potrošenih bonova, napomena - relacije prevoza);
• 5. Trebovanje (propisan obrazac);
• 6. Evidencija osnovnih sredstava (propisan obrazac);
• 7. Spisak propisa i tarifa (propisan obrazac, Pravilnik 650);
• 8. Evidencija radnog vremena (propisan obrazac);
• 9. Podaci o osoblju (postoji više obrazaca koje vodi kadrovska služba, ali za potrebe Agencije kreiran je obrazac sa podacima:
• Ø lični podaci: datum i mesto rođenja, brojevi telefona (ptt, mobilnog, e-mail), adresa i mesto boravka, imena članova porodice, brojevi legitimacija (lične karte, P-4, sa slikom zaposlenog) i
• Ø podaci o kretanju u službi: datum i mesto započinjanja radnog odnosa na železnici, stručna sprema, škola koja je završena i mesto škole odnosno univerziteta, radna mesta na železnici sa datumima početka i završetka obavljanja pojedinih poslova);
• 10. Sistematizacija radnih mesta (propisan obrazac);
• 11. Podaci za komunikaciju sa:
• Ø Agencijama;
• Ø sekcijama u čvoru;
• Ø odeljenjima u direkciji i ŽTP-u (kreiran obrazac - obrazac za kontakt sa podacima ime i prezime, zvanje, stručna sprema, mobilni telefon, ptt telefon, faks, e-mail, napomena. Ovaj obrazac je korišćen i kod obrasca korisnik prevoza, carine, špedicije, stanice, pristaništa, radionice).

4.2 Evidentiranje stanja i praćenja kapaciteta

• 1. Stanice (kreiran obrazac za kontakt, sa podacima iz imenika SPT 33): šifra stanice, otvorena za saobraćaj putnika, prtljaga, denčanih pošiljaka epresnog i redovnog prevoza, kolskih pošiljaka, živih životinja), kao i podaci vezani za vrstu stanice u pogledu rada sa kolima, podaci da li je stanica radionička, carinska, dezinfekciona, potražna, depo stanica tovarnog pribora, domovna stanica teretnih kola, prelazna, pristanišna, pregledna), propisani obrazac za tehničke kapacitete stanice i obrazac koji se odnosi na industrijske koloseke su sastavni deo obrasca Stanice.
• 2. Pruge (kreiran obrazac na osnovu SPT 34, Daljinar za prevoz robe) sadrži: podatke broj pruge, dužina pruge i osovinski pritisak).
• 3. Vozovi (kreiran na osnovu obrazaca iz knjižice reda vožnje, Registar vozova po stranama) samo je izbačena kolona režim rada AS uređaja, a dodata kolona maksimalna dužina voza s obzirom na korisnu dužinu koloseka).
• 4. Kola (propisani obrasci o serijama teretnih kola sa slikama).
• 5. Lokomotive (osnovne tehničko-eksploatacione karakteristike)
• 6. Radionice (obrazac za kontakt);
• 7. Pristaništa (obrazac za kontakt);
• 8. Dezinfekciona stanica (obrazac za kontakt).

4.3 Evidentiranje podataka o sedištima i adresama korisnika prevoza špedicija i carinskih ispostava - interni adresar

• 1. Carine (obrazac za kontakt);
• 2. Špedicije ( obrazac za kontakt);
• 3. Korisnik prevoza (obrazac za kontakt sa podacima : matični broj, pib broj, tekući račun, banka, carina, špedicija, JŽ broj komercijalne povlastice, broj ugovora, broj ugovora o centralnom obračunu, napomena).

 4.4 Poslovi marketinga i prodaje

• 1. Prevoz (kreiran obrazac sadrži podatke: o korisniku prevoza, vrsti i NHM broju robe, prevozni put, tarifsko odstojanje, količinu robe prevezene u predhodnoj godini izraženu u kolima i tonama, godišnja potreba za prevozom, ostvaren prihod u predhodnoj godini, da li je prevoz: uvoz, izvoz, unutrašnji, zajednički, stalni, sezonski, masovni);
• 2. Klasifikacija robe (kreiran obrazac na osnovu SPT 32: podaci o NHM robe i vrsti robe);
• 3. Komercijalne povlastice (propisan obrazac Uputstvom za rad agencija);
• 4. Ugovori (propisan obrazac Uputstvom za rad agencija);
• 5. Centralni obračun (propisan obrazac Uputstvom za rad agencija);
• 6. Drumski, rečni, ..., saobraćaj (sadrže podatke za kontakt konkurentnih vrsta prevoza, podatke o njihovim kapacitetima, količini prevezene robe, ceni po kojoj je roba prevezena, kao i podatke definisane obrascem prevoz);
• 7. Transportna ograničenja (propisan obrazac);
• 8. Naročite pošiljke (propisan obrazac Uputstvom za rad agencija);
• 9. Vojni transporti (propisan obrazac Uputstvom za rad agencija).

4.5 Poslovi logistike

• 1. Obim rada (obrazac koji sadrži podatke za propisane mesečne izveštaje) - 4 tabele, Izveštaj o realizovanim komercijalnim povlasticama i Izveštaj o realizovanim Ugovorima;
• 2. Evidencija zapisnika K-162 (propisan obrazac Uputstvom 162 Bg);
• 3. Evidencija kolske dangubnine (propisan obrazac Direkcije);
• 4. Evidencija utrošaka i zalihe K-188 (propisan obrazac Direkcije);
• 5. Evidencija kolske štete (propisan obrazac Direkcije);
• 6. Evidencija plombi (propisan obrazac Direkcije);
• 7. Strana kola (propisan obrazac Uputstvom za rad agencija);
• 8. RID materije (propisan obrazac Naredbom stalnog značaja 1/2000);
• 9. K - 212 Beležnik kontrolnih primedbi (propisan obrazac Uputstvom 182);
• 10. K - 234 Popis neiskupljenih tovarnih listova i frankaturnih računa, (propisan obrazac Uputstvom 182);
• 11. Spisak nenaplaćenih frankatura i neisplaćenih predujmova (propisan obrazac Uputstvom 182);
• 12. K - 308 Glavni beležnik nedostatka (propisan obrazac Uputstvom 163);
• 13. K - 309 Glavni beležnik viška (propisan obrazac Uputstvom 163);
• 14. Evidencije sređenja blagajni i sl (kreiran obrazac);
• 15. Reklamacije korisnika prevoza (kreiran obrazac) .

4.6 Sastavljanje mesečnih , kvartalnih i godišnjih izveštaja i analiza izvršenja

         Trenutno postoji 14 mesečnih izveštaja koje Agencije dostavljaju Direkciji za robni saoraćaj svakog meseca:

• 1. Tabela 1, Izveštaj o ukupnom obimu rada na utovaru i istovaru kolskih i komadnih pošiljaka robe;
• 2. Tabela 2, Izveštaj o ukupnom obimu rada na utovaru i istovaru kolskih i komadnih pošiljaka robe po vrstama robe i vrstama saobraćaja;
• 3. Tabela 3, Izveštaj o ukupnom obimu rada na utovaru i istovaru kolskih i komadnih pošiljaka robe na industrijskim kolosecima;
• 4. Tabela 4, Izveštaj o ukupnom obimu rada na utovaru i istovaru kolskih i komadnih pošiljaka robe po vrstama robe i vrstama saobraćaja na industrijskim kolosecima;
• 5. Izveštaj o kolskoj dangubnini;
• 6. Izveštaj o realizovanim komercijalnim povlasticama;
• 7. Izveštaj o izvršenju ugovorenih obaveza prevoza robe;
• 8. Izveštaj o ispostavljenim K - 162;
• 9. Izveštaj o zadržavanju stranih kola;
• 10. Izveštaj o oštećenju kola od strane korisnika prevoza;
• 11. Izveštaj o troškovima odnosno računima koje potpisuje šef agencije;
• 12. Izveštaj o službenim putovanjima ;
• 13. Izveštaj o korišćenju službenog auta;
• 14. Izveštaj o radnom vremenu zaposlenih u agenciji.
• 4. Faza Konstrukcija

Za konstrukciju paketa programa je odabran Access 2003. Ovo je urađeno zbog mogućnosti koje on pruža, kao i prednosti u odnosu na druge slične alate.

      Access 2003 je sistem za upravljanje bazama podataka. Access skladišti i učitava podatke, prikazuje tražene podatke i automatizuje poslove koji se ponavljaju. Pomoću Access-a mogu se razvijati obrasci za unošenje podataka koji se lako koriste. Podaci koji se prikupe mogu se prikazati u bilo kom obliku koji se smatra pogodnim, a mogu i da se sastavljaju složeni izveštaji.

      Access je moćna Windows aplikacija za rad sa bazama podataka - verovatno najbolji proizvod namenjen i krajnjem korisniku i projektantu koji je ikad napisan.      

      Pomoću njega se mogu podaci prenositi, kopirati i umetati izmedju Access-a i bilo koje druge Windows aplikacije.      

Većina aplikacija razvijenih u Access-u radi sa više međusobno povezanih tabela. Rad sa više povezanih tabela pojednostavljuje unošenje podataka i pravljenje izveštaja tako što umanjuje broj suvišnih podataka.

Tabele baze podataka"Agencija"  prikazane su na slici.1:

U prvu kolonu smešteni su administrativni podaci, u drugu tehnički podaci, odnosno podaci koji su u toku vremena postojani i u trećoj koloni su operativni podaci.  tj. podaci koji se dobijaju izvršavanjem prevozne usluge i koji su u vremenu promenljivi (mesečni podaci). 

U paketu programa, ("Agencija") formirane su 53 tabele, na osnovu postavljane strukture baze podataka. Povezane tabele baze Agencija  prikazane su na slici 2 .

U paketu programa "Agencija" figuriše pet komandnih tabli. Prva komandna tabla se otvara prilikom aktiviranja prečice sa radne površine i predstavlja osnovni prikaz. Pritiskom na odgovarajuće komandno dugme mogu se otvoriti četiri kontrolne table. Prikaz ove kontrolne table dat je na slici 3. Slike komandnih dugmadi kao i slike na obrascima birane su da asociraju na tabelu u koju se unose podaci.

Slika 3: Komandna tabla osnovnog prikaza aplikacije Agencija

U bazi  "Agencija" za svaku od 53 tabele napravljen je poseban obrazac za unos podataka.  Svi obrasci za unos podataka su namenski i u njima se unosi jedan zapis tabele.

Ovi obrasci su raspoređeni na tri komandne table:

1) Administrativni podaci - obrasci za unos podataka u tabele prikazane u prvoj koloni slike 1 . Prikaz ove komandne table dat je na slici 4.

Slika4: Komandna tabla :  "Administrativni podaci "

2) Unos pregled i ažuriranje podataka - obrasci za unos tehničkih podataka u tabele prikazane u drugoj koloni slike 1.  Prikaz ove komandne table dat je na slici 5.

Slika 5 . Komandna tabla :  "Unos pregled i ažuriranje podataka"

3) Unos operativnih podataka -  obrasci za unos podataka u tabele prikazane u trećoj koloni slike 1 . Prikaz ove komandne table dat je na slici 6.

Slika 6. Komandna tabla  :  "Unos operativnih podataka"

4) Komandna tabla Pregled i štampanje izveštaja pokreće posebno kreiran makro. Omogućava izbor mesečnog izveštaja , njegov pregled i štampanje.

Slika7. Komandna tabla "Pregled i štampanje izveštaja"

Na slikama 8, 9, 10 je prikazano par obrazaca za unos podataka. Na svakom obrascu se nalaze komanda dugmad za pretraživanje, štampanje i zatvaranje obrasca.

Slika 8.  Obrazac: "Agencije za robni saobraćaj"

Slika 9. Obrazac:"  Stanica"

Slika 10.  Obrazac: " Obim rada"

U paketu progama "Agencija" petnaest propisanih izveštaja, grupisanih po mesecima, pomoću posebno napravljenog makroa mogu da se pregledaju ili štampaju.

S obzirom na ogroman broj podataka može se napraviti veliki broj izveštaja. Access može da napravi svaki  izveštaj koji  se osmisli. Primer propisanog izveštaja Tabela 1 predstavljen je na slici 11.

U paketu programa "Agencija" napravljena je linija menija preko koje je moguće direktno otvaranje padajućih menija kako bi bila izabrana tabela, izveštaj ili obrazac. Kada se odabere tabela dobija se tabelarni prikaz svih podataka tabele. Prikaz linije menija sa podmenijem tabele prikazan je na slici 12. Tabelarni prikaz tabele Stanica prikazan je na slici 13. Znaci + u prvoj koloni označavaju da je tabela povezana sa jednom ili više drugih tabela. Na slici se vidi prikaz povezane tabele Stanica sa tabelom Obim rada tako da je moguće odmah videti kompletan rad neke stanice (na slici stanice Adrovac i Aleksinac). Ako se mišem klikne na +, otvara se povezana tabela.

Slika 11. Izveštaj : "Tabela 1"

Slika 12: Linije menija

Slika 13. Tabelarni prikaz podataka Tabele Stanica i povezane Tabele Obim rada

• 5.  Faza: Tranzicije

Iako faza Komunikacije nije do kraja završena ušli smo u fazu tranzicije. Paket programa "Agencija" se u manjoj ili većoj meri koristi kao lokalne baze podataka u Agencijama za robni saobraćaj Lapovo, Niš, Kraljevo,....

Razvijen softver  u znatnoj meri olakšava i ubrzava rad, obezbeđuje veću sigurnost i tačnost podataka koji se obrađuju u Sekcijama za prevoz robe na . Ovaj softver  može poslužiti kao osnov za praćenje rada u robnom sobraćaju na znatno jednostavniji, brži i savremeniji način. Jasno da posao na ovom paketu programa nije završen, da je moguća njegova dogradnja, usavršavanje, poboljšanje. Ali postavljen je temelj, i ako ništa drugo, trasiran je put za nove primene računara i u ovoj oblasti.

Vođa tima